A digitális anyagleadás előnyei
Egyre gyakoribb kifejezés nálunk a digitális anyagleadás. Az alábbiakban egy kis ízelítőt adunk arról, hogy mit értünk ez alatt, és milyen technikákból áll össze.
Az élet minden területén megjelenik a számítógép valahol a folyamatokban, a gazdasági élet nagy szereplői esetében ez nem okoz meglepetést. Gondoljunk csak bele, hogyan működnének a banki tranzakciók, ha a pénzintézetek még mindig kézzel, vaskos aktákban vezetnék a könyveket!
De nem csak a mamutszervezetek, sokkal kisebb vállalkozások is részei a digitalizációnak. Például ma már egy autószerviz is számítógép segítségével rendeli az alkatrészeket, még akkor is, ha az elvégzett javításról - egyelőre - kézzel állítja ki a számláját.
A legtöbb bizonylat digitálisan készül. Ha ezt a digitális adatot papírra nyomtatjuk, postázzuk, mozgatjuk, majd a könyvelő újra digitális adatként rögzíti, erőforrást pazarolunk, és megannyi hibalehetőséggel terheljük a folyamatot.
Korunk legnagyobb költsége az élőmunka, ezért közös érdekünk, hogy megfelelő módon és megfelelő feladatokra használjuk. Automatizálható munkára ne fizessen az ügyfél szakértői óradíjat, a könyvelő pedig ne aprózódjon el, foglalkozhasson a szakértelmét igénylő összefüggésekkel.
De milyen formában kell információt adni a gépeknek az automatizáláshoz?
Bank - megoldás a számlatörténet
A bank számítóközpontja digitálisan rögzíti a tranzakciókat, amikről netes felületükön azonnali információt kaphatunk. Költséghatékonysági megfontolásból a pénzintézetek egyre ritkábban postázzák a bankkivonatokat. Ha lemondunk a papír alapú információról, általában kedvezményt is kapunk a számlavezetési díjból.
A legtöbb netbankból a kért időszak kezdő- és záródátumának megadásával letölthető a hónap minden mozgását tartalmazó számlatörténet. (és nem a kivonat!) Az export megszokott formátumai: csv, xml, xls. Ezek a formátumok megegyeznek abban, hogy az adatokat megadott sorrendben, táblázatszerűen, tranzakciónként tartalmazzák, így gépi feldolgozásra is alkalmasak. A banki pdf állományok elrendezése ezzel szemben az emberi szemre van optimalizálva, ezek beolvasása annyival bonyolultabb lenne, hogy a szoftverek egyáltalán nem támogatják.
Kimenő számlák - megoldás a NAV adatszolgáltatás
Hetek óta mindenhol a júliusi változásokról hallani, hamarosan minden belföldi adószámmal rendelkező adóalany felé kiállított számlát le kell jelenteni a NAV felé. Ez óhatatlanul a számlatömbök kiszorításával jár, így minden vállalkozás valamiféle számlázóprogram vagy online számlázó szolgáltatás (Számlázz.hu, Billingo, stb.) használatára kényszerül.
A kényszerül szót gondoljuk azért át!
Nem kell számlatömbbe körmölni, nem kell a partner nevét, címét, adószámát újra és újra leírni, az áfát kézzel számolni, a véletlenül elrontott összeget, dátumot javítani, a kiállított számlákat a NAV-nak egyenként jelenteni. Sőt, postázás helyett e-mailben is mehetnek a számlák. Minden egyszerűbb, olcsóbb, gyorsabb. Ezt hívnák kényszernek?
A számlázóprogramok kötelező szolgáltatása a NAV adatállomány exportja, hivatalos nevén az Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás. Ha egy szoftver ezt nem tudja, nem használható. Az időszak megadása után kapott xml fájl ugyanazokat az adatokat tartalmazza, mint amikre az adóhatóság kíváncsi, és mivel gépi kommunikációra fejlesztették ki, a könyvelőiroda ugyanilyen jó hasznát veszi. Már havi néhány számlánál is hatékonyabb módszer, mint papír alapon dolgozni, de nagyobb mennyiségben, több ÁFA kulcs mellett mutatja csak meg igazi erejét.
A kötelező online adatszolgáltatás júliusi bevezetése után várhatóan közvetlenül a NAV-tól is lekérdezhetőek lesznek ezek az adatok.
Pénztárgép - megoldás a naplófájl
Az online pénztárgépek napközben folyamatosan kommunikálnak az adóhatóság szerverével. Hozzáértő számára ez a kommunikáció kinyerhető a készülékekből. A lementett naplófájlokból gyorsabb és pontosabb dolgozni, mint a nejlonzacskóba ömlesztett pénztárgépszalagokból. A konvertálásra saját programot fejlesztettünk, és várjuk a pillanatot, amikor a NAV ezeket az adatokat is megosztja az arra jogosultakkal, hogy a kiolvasáshoz hozzá se kelljen férni a pénztárgépekhez.
Bejövő számlák - megoldás a mesterséges intelligencia
A bejövő számlák feldolgozása a legnagyobb falat a digitalizáció során. Mivel a számlák rengeteg forrásból, gyakorlatilag végtelen formában érkeznek, nehéz automatizmust felállítani a kezelésükre.
A szoftvereknek legkönnyebb dolga az e-számlákkal van, ezek digitális tartalma pontosan kiolvasható. Ha a szállító nyitott rá, érdemes átállni, és ilyen módon kérni a bizonylatokat.
A papír alapú, beszkennelt számlák ugyan digitálisan tárolhatók, továbbíthatók, de valójában analóg információforrások. A mesterséges intelligenciának a számlaképet „el kell olvasnia”, és a szükséges adatokat pontosan ki kell nyernie belőle. Épp ezért rengeteg múlik a szkennelés minőségén. Nyomtatott számlák estén ez a folyamat elfogadható pontossággal működik, de emberi ellenőrzésre szorul. A szoftverek a kézírással jelenleg nem boldogulnak.
A szkennelést nagyobb ügyfeleink már házon belül elvégzik, ezzel megspórolják az iratanyag fizikai mozgatását. Minden adat az erre általunk biztosított felületen keresztül jut el a könyvelőhöz, akihez így a havi egyszeri alkalom helyett folyamatosan érkezhetnek a bizonylatok.
És a többiek
Ha egy adat digitálisan elérhető, és megéri automatizálni a feldolgozását, megtaláljuk a módot arra, hogy fel tudjuk használni. Beolvasunk egyedi számlaexportokat, futár elszámolásokat, műszaki vizsga állományokat, stb.
Gondolkozzunk együtt, tegyük hatékonyabbá együttműködésünket!
A pénzügyi terület mellett feladata a rendszerszervezés és a gazdasági folyamatok informatikai leképezése.
